يتم تخزين البيانات والبرامج في وحدات تسمى ملفات files، موجودة على وسائط تخزين إضافية secondary storage media مثل الأقراص الصلبة والأقراص المرنة والأقراص المدمجة (CDs). ويعطى لكل ملف اسم يمكن عن طريقه الوصول للملف. وغالبًا ما يتم تنظيم وسيط التخزين الإضافي ليتضمن عدة مجلدات folders، حيث يكون المجلد حاوية للملفات. ويحتوي كل مجلد على دليل directory يقوم بتحديد أسماء الملفات الموجودة فيه. ويشار لمجموعة من الملفات المرتبطة، كتلك المحتوية على عناوين الطلاب ودرجاتهم وهواياتهم، كقاعدة بيانات database.
